Ikona wpisu: 

Wielu managerów flot przed zakupem monitoringu GPS TomTom Business Solutions zastanawia się, jak wygląda i przebiega komunikacja dyspozytora z kierowcami, w jaki sposób odbywa się zarządzanie czasem oraz jak za pomocą naszych narzędzi i funkcjonalności można śledzić wydajność floty. Otrzymujemy wiele pytań związanych z tym, czy oferujemy kompletny system zarządzania umożliwiający dyspozytorowi i kierowcy aktualizację zleceń w czasie rzeczywistym oraz na czym dokładnie polega korzystanie z niego. W tym artykule odpowiemy na najczęściej pojawiające się pytania związane z korzystaniem z funkcjonalności WORKsmart.

Wszyscy zdajemy sobie sprawę z tego, że próby redukcji kosztów przy jednoczesnej poprawie obsługi klienta są trudne. Rozwiązaniem, który łączy te dwie rzeczy jest system monitorowania pojazdów TomTom WORKsmart. Dzięki wielu nowoczesnym funkcjonalnościom i prostym w obsłudze rozwiązaniom umożliwia on przyśpieszenie tempa pracy i maksymalizację efektywności. Cały system skupiony jest wokół aplikacji do zarządzania flotą online WEBFLEET – jest to swoisty pulpit nawigacyjny, dzięki któremu managerowie konfigurują różne kluczowe wskaźniki wydajności floty i w bardzo łatwy sposób śledzą je online w czasie rzeczywistym. Rozwiązanie jest niezwykle proste i można dzięki niemu automatycznie oceniać i identyfikować najbardziej i najmniej wydajnych kierowców oraz pojazdy – ze względu na liczbę zamówień skompletowanych przez danego kierowcę na dzień, ze względu na zużycie paliwa na pojazd czy czas pracy nad zamówieniem. To oczywiście tylko przykładowy podział, w rzeczywistości funkcjonalności WORKsmart są na tyle nowoczesne i elastyczne, że każdy manager floty lub dyspozytor jest w stanie stworzyć sobie taki system pracy, który najbardziej pasuje do jego stylu zarządzania i kierowania pracą.

Aby jeszcze bardziej ułatwić pracę z flotą poprzez WEBFLEET, pojazdy oraz kierowcy w systemie zleceń WORKsmart mogą być pogrupowani według dowolnych kryteriów, włącznie z typem pracy, do której są najbardziej przystosowani. Zadania mogą być przydzielane do określonych grup czy jednostek zarówno w oparciu o umiejętności, jak i bieżące położenie i odległość od miejsca zlecenia. Dodatkowo, system integracji WEBFLEET.connect pozwala na zautomatyzowanie tego procesu i powiązanie z aplikacjami planowania, których już używamy w firmie.

Komunikacja

Dyspozytor może wyznaczać zadania i rozsyłać je do poszczególnych kierowców, którzy aktualizują status zleceń w czasie rzeczywistym i wysyłają z powrotem. Dyspozytorzy mogą też modyfikować, zmieniać i uaktualniać zlecenia na żywo, a wszystkie informacje o zmianach zapisywane są w systemie WEBFLEET, który w każdej chwili udostępnia raporty, dzięki którym można mierzyć efektywność.

Jak odbywa się komunikacja między dyspozytorem, a kierowcami? Dyspozytor komunikuje się z kierowcami przez system WEBFLEET, którzy odbierają wiadomości za pomocą urządzenia nawigacyjnego w ich samochodach – odbywa się to przez połączenie GSM. Produkty z serii GO i PRO, dostępne jedynie jako element systemu TomTom Business Solutions (niedostępne w normalnej dystrybucji) posiadają dodatkową pamięć i oprogramowanie na potrzeby TomTom WORKsmart.

Dospozytor w każdej chwili może wysłać do kierowcy SMS bezpośrednio na ekran urządzenia, przy czym nie są to SMSy ograniczone do 160 znaków, jak w przypadku telefonów komórkowych. Objętość wiadomości, którą może przesłać dyspozytor wynosi aż 500 znaków. Taka sama ilość tekstu może być dołączona do zlecenia wysyłanego bezpośrednio na ekran nawigacji GPS. Do zlecenia może być dodatkowo dołączony identyfikator, typ usługi, czas wykonania, a także adres i dane kontaktowe – wszystkie te dane są wykorzystywane w najbardziej efektywny sposób do lokalizacji klienta, a IQ Routes w połączeniu z HD Traffic zawsze wyznacza najszybszą na dany moment drogę do celu.

Kierowca również może wysyłać do dyspozytora wiadomości o długości 500 znaków, przy czym wprowadza je ręcznie poprzez ekran urządzenia, bądź korzysta z predefiniowanych wiadomości, które może uzupełniać o własny tekst. Znacząco skraca to czas obsługi urządzenia i umożliwia jeszcze szybsze raportowanie. Wiadomości mogą być wysyłane w dowolnym czasie, ale aktualizacje statusów zamówień tylko w momencie, gdy dany kierowca jest w trakcie wykonywania określonego zlecenia. W znaczący sposób pomaga to w zachowaniu porządku i przejrzystości.

Kolejna, ostatnia z opisywanych tu metod komunikacji, oferuje rejestrowanie czasu i typu podróży. System śledzi godziny pracy kierowcy i to, czy pojazd jest używany w celach prywatnych, czy służbowych. Urządzenie zamontowane w samochodzie kierowcy może być skonfigurowane tak, że dokładnie monitoruje czas pracy (kierowca zaznacza start i koniec pracy oraz – analogicznie – czas przerwy), lub po prostu rozgranicza czas prywatny od służbowego.

Oszczędności

Inwestycja w TomTom Business Solutions jest korzyścią dla każdego przedsiębiorstwa posiadającego flotę pojazdów.

Na podstawie analiz i wyliczeń wykonanych przez niezależną agencję analizującą rynek transportowy "Frost and Sullivan", oszczędności przy wykorzystaniu systemu do zarządzania flotą i pracownikami TomTom WORK wynoszą:

• 18 % Czas jazdy
• 11 % Przebieg
• 16 % Paliwo
• 40 % Koszty telekomunikacyjne
• 20 % Czas raportowania kierowcy
• 30 % Czas pracowników biurowych (planowanie i raportowanie)

Zakup aplikacji do zarządzania flotą i posiadanie infrastruktury IT nie jest wymagane, by posiadać przegląd floty i pracowników oraz mieć możliwość optymalizowania procesów. Serwer WEBFLEET dostępny jest z poziomu przeglądarki internetowej jak również poprzez iPhony oraz smartphony z systemem Android.

Wdrożenie TomTom Business Solutions pozwoli na podwyższenie ratingu Państwa Przedsiębiorstwa. TomTom cały czas szuka i znajduje nowe rozwiązania, mające na celu usprawnienia WORKsmart i jeszcze bardziej efektywną pomoc w zarządzaniu zasobami swoich klientów. Cały czas pracujemy nad tym, by dodawać do naszego systemu nowe funkcjonalności, które w jeszcze większym stopniu umożliwią Państwu usprawnianie pracy swojej firmy i znajdowanie nowych oszczędności.